De Kaizen methode is een manier om problemen op te lossen die vaak wordt toegepast in de Lean wereld. Kaizen is een Japans woord en betekent letterlijk ‘verandering (kai) om goed te worden (zen)’.
De Kaizen methode is een manier om problemen op te lossen die vaak wordt toegepast in de Lean wereld. Kaizen is een Japans woord en betekent letterlijk ‘verandering (kai) om goed te worden (zen)’. Letterlijk gezien betreft het hier dus alle veranderingen of verbeterinitiatieven die een bestaande organisatie, proces, product of dienstverlening verbeteren. In de praktijk spreken we echter vaak over een Kaizen Event als gestructureerde verbeter- of probleemoplossingsmethode.
Zoals zo veel Lean tools en technieken, vindt ook de Kaizen methode haar oorsprong in Japan. Vlak na de Tweede Wereldoorlog was het Masaaki Imai, een Japanse organisatiewetenschapper, die zijn werk voornamelijk richtte op het het gebied van kwaliteitsmanagement. Hij zette de eerste stappen op het gebied van Kaizen zoals we dat nu kennen. Imai, zorgde er in de jaren 80 met verschillende publicaties voor dat ook de westerse wereld met Kaizen aan de slag ging.
Benieuwd naar onze Lean Belt opleidingen? Bekijk dan eens ons aanbod in bijvoorbeeld Black Belt Opleiding of Green Belt Opleiding.
Kaizen en Kaizen-Events hebben als doel om binnen een korte tijdsperiode, aan de hand van een vaste verbeterstructuur, zichtbare en tastbare resultaten te boeken. Door met sterk afgebakende problemen aan de slag te gaan, met multidisciplinaire teams die zijn vrijgesteld van het ‘normale werk’, kunnen medewerkers zelf het eigen werkproces verbeteren. Als gevolg hiervan ontstaat in de regel eigenaarschap, succesbeleving én een verbeterde prestatie.
Kaizen en Kaizen Events gaan prima samen met Lean. Tijdens lean verbeterprogramma’s of lean procesoptimalisaties stuiten teams dikwijls op problemen of obstakels die ze verhinderen om de beoogde doelstellingen te realiseren. Het toepassen van de Kaizen methode en technieken, of het organiseren van een Kaizen Event zijn uitstekende manieren om deze problemen effectief en gestructuureerd op te lossen.
Door bij het oplossen van problemen aan de hand van de Kaizen methode regelmatig te verwijzen naar de Lean principes kan er een mooie synerchie onstaan tussen beide methoden. Enerzijds kunnen lean principes als Value, Value Stream, Flow, Pull en Perfection helpen om problemen transparant te maken en anderzijds helpt het streven naar Flow, Pull en Perfection vaak om problemen blijvend op te lossen.
1. Definieer probleem en doelstelling
In de eerste fase staat de probleembeschrijving centraal. Op welk probleem richten we ons? Waarom is dit een relevant probleem? Wat is de impact van het probleem op de klant, de medewerkers en de organisatie? Door het gezamenlijk beantwoorden van deze vragen creëren een helder, afgebakend en relevant probleem. Dit helpt om snel en gericht te kunnen verbeteren. Door vervolgens een doelstelling te formuleren voor het Kaizen Event (vaak 1 of 2 weken) kan een team nog meer gefocust aan de slag gaan.
2. Meet de feiten
De tweede stap is de meet-fase. Hierin gaan we op zoek naar relevante data en feiten die ons meer over het probleem kunnen vertellen. Hoe groot is het probleem? Hoe vaak komt het voor? Wanneer komt het voor? Door het Kaizen event op of dichtbij de werkvloer te organiseren is het mogelijk om het proces en/of het probleem gezamenlijk te gaan bekijken en zelf gegevens te verzamelen.
3. Analyseer de feiten
In de analyse-fase gaan we op zoek naar de mogelijke grondoorzaken van het probleem. Door de grondoorzaak van een probleem vast te stellen garanderen we dat we met de juiste verbeterinitatieven aan de slag gaan. Typisch worden binnen de Kaizen methode technieken gebruikt zoals de visgraatdiagram (Ishikawa) of 5 keer waarom (5 times why).
4. Genereer verbeteringen
Tijdens de vierde fase zoeken we naar de beste tegenmaatregelen die we kunnen vinden om het probleem weg te nemen en de (proces)resultaten te verbeteren. Door alle oplossingsrichtingen zorgvuldig af te wegen en tegenmaatregelen te testen vergroten we de kans op succes.
5. Implementeer verbeteringen
Na het genereren en testen van mogelijke verbeteroplossingen worden de beste tegenmaatregelen en oplossingen daadwerkelijk doorgevoerd. Het implementeren van de gekozen oplossingsrichtingen is in deze fase het voornaamste doel.
6. Controleer en borg
De laatste fase kenmerkt zich door zich te richten op standaardisatie, zorgvuldige communicatie en het blijven monitoren van data en KPI’s. Zo voorkomen we een terugval en maken we duurzaam succes mogelijk. Een presentatie van de bereikte resultaten door het Kaizen team aan het management, aan het einde van een Kaizen Event, is een veelgebruikte manier om resultaten te delen én deze gezamenlijk te vieren.
Bij een Kaizen Event is het van groot belang dat alle relevante disciplines aanwezig zijn om het probleem op te kunnen lossen. Daarnaast helpt het om het probleem goed af te bakenen zodat er zichtbare resultaten kunnen worden geboekt tijdens het Kaizen-Event. Door het Kaizen-Event te organiseren op, of vlakbij de werkvloer, ‘daar waar het gebeurt’, kan er tijdens het Kaizen-Event regelmatig op de werkvloer worden gekeken. Daarbij kan er volop geëxperimenteerd worden met mogelijke verbeteroplossingen.
Alhoewel de Kaizen methode haar oorsprong kent in de (maak)industrie en hier nog steeds actueel is, worden Kaizen Event inmiddels zeer breed toegepast. Van de publieke sector tot de zakelijke dienstverlening en van de zorg tot en met het de bouw.
In vergelijking met andere verbeter- of probleemoplossingsmethoden kenmerkt de Kaizen Event aanpak zich door het opleveren van een tastbaar en meetbaar resultaat binnen een zeer beperkte tijdsperiode van meestal 1 of 2 weken.
